Hoe zorg je voor inclusieve vergaderingen met dove of slechthorende deelnemers?

Inclusieve vergaderingen organiseren voor dove of slechthorende deelnemers draait om toegankelijke communicatie en gelijkwaardige deelname. Met de juiste aanpassingen, hulpmiddelen en bewustzijn binnen je team kan iedereen volwaardig meedoen. Door vooraf na te denken over zaken als opstellingen, technische ondersteuning en communicatiestijl, creëer je een omgeving waarin iedereen kan bijdragen. Dit vraagt om bewuste keuzes in de voorbereiding, uitvoering en opvolging van vergaderingen, waarbij je rekening houdt met de diverse communicatiebehoeften van alle deelnemers.

Waarom zijn inclusieve vergaderingen belangrijk voor dove of slechthorende deelnemers? #

Inclusieve vergaderingen zijn essentieel omdat ze ervoor zorgen dat dove of slechthorende collega’s volledig kunnen participeren en hun waardevolle bijdrage kunnen leveren. Wanneer vergaderingen niet toegankelijk zijn, missen deze medewerkers cruciale informatie en besluitvorming, wat leidt tot verminderd werkplezier en effectiviteit.

Voor medewerkers die doof of slechthorend zijn, kunnen standaard vergaderingen een bron van frustratie en isolement zijn. Ze moeten vaak extra inspanning leveren om te volgen wat er wordt gezegd, wat vermoeiend is en kan leiden tot een gevoel van buitensluiting. Door bewust inclusieve vergaderingen te organiseren, erken je niet alleen de diverse communicatiebehoeften binnen je team, maar zorg je ook voor een werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd voelt.

Inclusieve vergaderingen hebben ook voordelen voor het hele team. Ze stimuleren duidelijkere communicatie, meer structuur en betere documentatie. Aspecten waar iedereen van profiteert. Bovendien leiden diverse perspectieven tot betere ideeën en oplossingen. Als organisatie laat je zien dat je werkelijk gelooft in de meerwaarde van diversiteit en dat je bereid bent om aanpassingen te doen zodat iedereen kan meedoen.

Welke voorbereidingen kun je treffen vóór een inclusieve vergadering? #

Voor een inclusieve vergadering is goede voorbereiding het halve werk. Begin met het tijdig delen van een gedetailleerde agenda en achtergrondmateriaal, zodat dove of slechthorende deelnemers zich goed kunnen voorbereiden en weten wat er besproken gaat worden.

Check vooraf welke specifieke behoeften de deelnemers hebben. Sommige slechthorende collega’s hebben baat bij een ringleidingsysteem, anderen bij een schrijftolk of gebarentolk. Vraag aan de persoon zelf wat voor hem of haar het beste werkt. Ga hier niet zelf van uit. Plan deze ondersteuning ruim van tevoren, omdat bijvoorbeeld tolken vaak een volle agenda hebben.

Let ook op de praktische aspecten van de vergaderruimte:

• Reserveer een ruimte met goede akoestiek en minimale achtergrondgeluiden
• Controleer of de verlichting goed is (belangrijk voor liplezen en gebarentaal)
• Test technische hulpmiddelen zoals microfoons of ondertitelingssoftware
• Zorg voor een opstelling waarbij iedereen elkaar kan zien

Informeer alle deelnemers vooraf over de aanwezigheid van dove of slechthorende collega’s en eventuele aanpassingen in de vergaderstijl. Dit creëert bewustzijn en zorgt ervoor dat iedereen rekening houdt met inclusieve communicatie.

Welke technologische hulpmiddelen zijn beschikbaar voor inclusieve vergaderingen? #

Er zijn diverse technologische hulpmiddelen die vergaderingen toegankelijker maken voor dove of slechthorende deelnemers. Live ondertiteling is een van de meest waardevolle tools, waarbij spraak direct wordt omgezet in tekst die deelnemers kunnen lezen.

Voor fysieke vergaderingen zijn er meerdere oplossingen:

• Spraak-naar-tekst apps zoals Speaksee, die gesprekken omzetten in leesbare tekst
• Ringleidingsystemen die geluid rechtstreeks naar hoortoestellen sturen
• FM-systemen die achtergrondgeluid filteren
• Microfoons die door sprekers kunnen worden doorgegeven voor betere geluidskwaliteit

Bij online vergaderingen bieden diverse platforms toegankelijkheidsfuncties:

• Automatische ondertiteling in videoconferencing tools zoals Teams, Zoom en Google Meet
• Mogelijkheid om vergaderingen op te nemen en transcripties te delen
• Chat-functie als alternatief communicatiekanaal
• Visuele notificaties bij geluiden of als iemand het woord neemt

Belangrijk is om de technologie niet als wondermiddel te zien, maar als ondersteunend hulpmiddel. Automatische ondertiteling is bijvoorbeeld nog niet perfect en werkt beter in combinatie met andere aanpassingen in communicatiestijl en vergaderopzet.

Hoe pas je je communicatiestijl aan tijdens vergaderingen? #

Aanpassing van je communicatiestijl is cruciaal voor inclusieve vergaderingen. Spreek duidelijk en in een normaal tempo. Niet overdreven langzaam of luid. Articuleer goed en vermijd het bedekken van je mond, wat liplezen onmogelijk maakt.

Structureer de vergadering zorgvuldig:

• Begin met een duidelijke introductie van alle aanwezigen
• Gebruik een beurtensysteem en noem de naam van de persoon die gaat spreken
• Vermijd door elkaar heen praten
• Herhaal of vat belangrijke punten samen

Maak gebruik van visuele ondersteuning waar mogelijk. Deel presentaties vooraf, gebruik whiteboarding tools, of zet kernpunten op een scherm of flip-over. Dit geeft extra context aan het gesprek en maakt het makkelijker om te volgen.

Let ook op je taalgebruik. Vermijd jargon, afkortingen en vage verwijzingen. Zeg bijvoorbeeld niet “zoals eerder besproken” zonder specifiek te zijn over wat je bedoelt. Wees concreet en direct in je communicatie.

Controleer regelmatig of iedereen nog kan volgen en creëer ruimte voor vragen. Bied alternatieven aan voor bijdragen, zoals de mogelijkheid om via chat te reageren of om na de vergadering nog punten aan te dragen.

Wanneer schakel je een gebarentolk in en hoe werkt dat? #

Je schakelt een gebarentolk in wanneer een dove deelnemer die Nederlandse Gebarentaal (NGT) gebruikt aanwezig is bij je vergadering. Veel dove mensen communiceren primair in gebarentaal en hebben een tolk nodig om volledig te kunnen deelnemen.

Het inschakelen van een tolk werkt als volgt:

• Plan ruim van tevoren (minimaal 2 weken) vanwege de beperkte beschikbaarheid
• Boek via een tolkbemiddelingsorganisatie of rechtstreeks bij een zelfstandige tolk
• Deel vergadermateriaal vooraf zodat de tolk zich kan voorbereiden op vakterminologie
• Plan bij langere vergaderingen (meer dan 1 uur) twee tolken die elkaar afwisselen

Tijdens de vergadering is het belangrijk om de samenwerking met de tolk goed te laten verlopen. Spreek in een normaal tempo, kijk en spreek naar de dove persoon (niet naar de tolk), en plan regelmatig korte pauzes. De tolk vertaalt wat er gezegd wordt naar gebarentaal en ook wat de dove persoon in gebarentaal uit naar gesproken taal.

Naast gebarentolken zijn er ook schrijftolken, die gesproken woord omzetten naar geschreven tekst. Dit is vaak een goede oplossing voor slechthorende deelnemers of laatdove mensen die geen gebarentaal gebruiken.

De kosten voor tolken worden in veel gevallen vergoed door het UWV via een tolkvoorziening voor werk. Deze voorziening kan worden aangevraagd door de dove of slechthorende medewerker zelf.

Hoe creëer je een fysieke vergaderruimte die voor iedereen werkt? #

Een goed ingerichte vergaderruimte vormt de basis voor inclusieve communicatie. Kies voor een ruimte met minimale achtergrondgeluiden en goede akoestiek. Vermijd ruimtes naast drukke gangen, liften of airconditioning units die storende geluiden kunnen veroorzaken.

De opstelling van de ruimte is cruciaal. Arrangeer stoelen bij voorkeur in een U-vorm of cirkel, zodat iedereen elkaar kan zien. Dit faciliteert liplezen en non-verbale communicatie. Zorg dat de dove of slechthorende persoon zelf kan kiezen waar hij of zij wil zitten. Vaak is dit tegenover de spreker of naast een tolk.

Goede verlichting is essentieel. Het gezicht van de spreker moet goed verlicht zijn zonder schaduwen, en tegen een rustige achtergrond. Vermijd tegenlicht (zoals een raam achter de spreker) omdat dit liplezen bemoeilijkt.

Praktische overwegingen voor de inrichting:

• Zorg voor stroomaansluitingen voor eventuele apparatuur
• Gebruik akoestische panelen of gordijnen om echo te verminderen
• Plaats indien nodig een externe microfoon op tafel
• Zorg voor een scherm of whiteboard voor visuele ondersteuning
• Gebruik naambordjes zodat duidelijk is wie aan het woord is

Wat kun je leren van de ervaringen van dove en slechthorende professionals? #

De ervaringen van dove en slechthorende professionals bieden waardevolle inzichten voor het verbeteren van vergaderingen. Hun perspectieven laten zien dat kleine aanpassingen vaak al groot verschil maken en dat inclusiviteit geen kwestie is van liefdadigheid, maar van gelijkwaardig samenwerken.

Veel dove en slechthorende professionals benadrukken het belang van bewustwording en openheid. Ze waarderen het wanneer collega’s vragen hoe ze kunnen helpen in plaats van aannames te doen. Het creëren van een omgeving waarin mensen comfortabel zijn om hun behoeften aan te geven, is essentieel.

Praktische lessen uit hun ervaringen:

• Fysieke vermoeidheid door concentratie op liplezen/luisteren is reëel – plan voldoende pauzes
• Gelijktijdige taken, zoals notities maken tijdens het luisteren, zijn extra uitdagend
• Non-verbale signalen (zoals hand opsteken) zijn nuttig om te weten wie wil spreken
• Het formuleren van acties en conclusies op schrift voorkomt misverstanden
• Informele momenten voor en na vergaderingen zijn vaak lastig te volgen – zorg dat belangrijke informatie niet alleen daar wordt gedeeld

Ook benadrukken veel dove en slechthorende professionals dat flexibiliteit belangrijk is. Wat werkt verschilt per persoon en situatie. Door regelmatig te evalueren en aan te passen, blijf je verbeteren.

Hoe zorg je dat inclusiviteit een vast onderdeel wordt van je vergadercultuur? #

Om inclusiviteit echt te verankeren in je vergadercultuur, is consistentie en bewustzijn nodig. Begin met het vastleggen van inclusieve vergaderpraktijken in een eenvoudig protocol dat voor iedereen beschikbaar is. Hierdoor worden aanpassingen niet gezien als ‘speciale behandeling’ maar als standaardprocedure.

Betrek het hele team bij het proces door bewustwording te creëren over de diverse communicatiebehoeften van collega’s. Training in basisbeginselen van bijvoorbeeld gebarentaal of inclusieve communicatie kan hierbij helpen, net als het delen van ervaringen van dove of slechthorende teamleden (als zij hier open voor staan).

Maak iemand verantwoordelijk voor inclusiviteit tijdens vergaderingen, zoals een roulerend ‘inclusiviteitswachter’ die erop let dat iedereen kan meedoen. Evalueer regelmatig hoe vergaderingen verlopen en pas aan waar nodig. Als werkgever kun je zo laten zien dat je inclusiviteit serieus neemt.

Kleine gewoontes kunnen grote impact hebben:

• Standaard agenda’s en materiaal vooraf delen
• Visuele hulpmiddelen als vast onderdeel van elke vergadering
• Consequent gebruik van microfoons en ondertiteling
• Werkende technologie als prioriteit, niet als optie

Tot slot: zie inclusiviteit niet als eindbestemming maar als doorlopend proces. Bij Ctalents weten we dat inclusie geen kwestie is van eenmalige aanpassingen, maar van een cultuurverandering. Door talent centraal te stellen en te focussen op wat mensen wél kunnen, creëer je een werkomgeving waar iedereen kan floreren.